İç Kontrol Sistemi
Nedir?
İdarenin amaçlarına, belirlenmiş
politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; Etkili, ekonomik ve
verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynaklarının korunmasını,
muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim
bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare
tarafından oluşturulan; organizasyon, yöntem ve süreçle, iç denetimi kapsayan
mali ve diğer kontroller bütünüdür.
İç Kontrol Sistemi
Sadece Mali Konuları Mı Kapsar?
İç Kontrol Sistemi mali olan ve mali olmayan her türlü iş ve
işlemi kapsar.
İç Kontrol Sistemine İlişkin Mevzuat Nedir?
AB Müktesebatının 32 nci
faslı, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve
Kontrol Kanunu, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasları
Hakkında Yönetmelik, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları
Hakkında Yönetmelik, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında
Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, Kamu İç Kontrol
Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi
İç Kontrol Sisteminde
Sorumlular Kimlerdir, Sorumlulukları Nelerdir?
1. Üst Yönetici (Müsteşar) : Sistemin kurulması, işletilmesi
ve izlenilmesinden sorumludur.
2. Harcama Birimleri/Harcama Yetkilileri : Her bir harcama
birimi kendi İç Kontrol Sistemini kurmakla, iç denetim ve dış denetim
(Sayıştay) esnasında kendi İKS’den sorumludur.
3. Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme Başkanlığı) :
İKS’nin kurulmasında harcama birimlerine teknik destek vermekle ve koordinasyonu
sağlamakla sorumludur.
4. İç Denetim Birimi: İç kontrol sisteminin yeterliliği,
etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime bilgi sağlamak, değerlendirme
yapmak ve önerilerde bulunmaktan sorumludur.
İç Kontrol Sisteminde Dış Denetim Nasıl
Yapılacak?
Sayıştay: İç kontrolden
kaynaklanan riskleri tespit etmek ve bu risklerin etkilediği hesap alanlarını
belirlemek, dolayısıyla bir bütün olarak mali tablolar ve hesap alanları
düzeyinde iç kontrollerden sağlayacağı güvence düzeyini tespit etmek amacıyla,
unsurları itibariyle iç kontrol sisteminin tasarımı ve işleyişi incelenir. Sayıştay denetçisi harcama birimlerinin mali
ve mali olmayan tüm iş ve işlemlerinde iç kontrol sisteminin varlığını
arayacaktır.
İç Kontrol Sisteminden Hangi Birim Sorumludur?
Bakanlığımız Merkez ve Taşra Birimleri Çalışma Usul ve Esasları
Yönergesi ile İç Kontrol Sisteminin oluşturulması ve uygulanması koordinasyon
görevi merkez birimlerinde İdari İşler ve Koordinasyon Daire Başkanlıklarına,
taşra birimlerinde ise İdari Mali İşler Şube Müdürlüklerine verilmiştir.
İKS kurulduktan sonra proje ekibi tamamen dağılmamalı
sistemden sorumlu bir çekirdek ekip kalmalıdır. (2 ya da 3 kişi) Sistemin yılda
en az bir kez değerlendirilmesi çalışmalarında proje ekibi tekrar
toplanmalıdır.
Anket Formları Nasıl
Doldurulacak ve Puanlanacak?
Başkalığımız tarafından
hazırlanan İç Kontrol Sistemi Kurulumu Rehberinde bütün analizlerin nasıl
yapılacağı ayrıntılı bir şekilde açıklanmıştır.
İç Paydaş Memnuniyet
Anketi Kimlere Uygulanacak?
İç Paydaş Memnuniyet Anketi
biriminizin ilişki içinde olduğu diğer Bakanlık merkez ve taşra birimlerine
uygulanan bir analiz çalışmasıdır.
Çalışan Tüm Personele
İş Analizi Formu Uygulanacak Mı ?
İş analizlerinin yapılabilmesi
için öncelikle her bir personelin yaptığı işi gösteren bir liste hazırlanır.
Hazırlanan liste doğrultusunda, her iş için iki personel (varsa) seçilerek ayrı
ayrı “İş Analizi” yapılır. Analiz yapılacak kişiler belirlenirken en fazla
bilgi verebilecek kişilerin seçilmesi gerekir.
İç Kontrol Sistemi
Uyum Eylem Planı Hangi Sıklıkla Doldurulacak?
Altı ayda bir doldurularak Başkanlığımıza gönderilmesi
gerekmektedir.
İş Akış Şemalarının
Çiziminde Hangi Yöntem Kullanılacak?
İş Akış şemaları Başkanlığımız
tarafından düzenlenen eğitimler sırasında bütün birimlerimize verilmiş olan “İş
Akış Şemaları Çizim Standartlarına” göre hazırlanmalıdır.
Vekalet ve Görev Devri Rapor Formu Nasıl
Kullanılmalıdır?
1. Vekalet Formu ile faaliyetlerin sürekliliği standardının
sağlanabilmesi amacıyla hizmetlerin zamanında, etkili, sürekli ve verimli
olarak yürütülebilmesi için, personelin izinli, görevli ve raporlu olduğu ya da
iş unvanlarının boş bulunduğu durumlarda, göreve hangi personelin vekâlet
edeceğini kayıt altına alan bir formdur. Birimdeki tüm vekâlet durumlarında
kullanılması gerekir.
2. Görev Devri Rapor Formu ile izin (uzun süreli),
emeklilik, iş değişikliği, işten ayrılma ve iş yoğunluğu nedeniyle görevlerin
bir bölümünün ya da tamamının devri vb nedenlerle görev devri yapacak
personelin üstündeki iş ve işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren
rapor hazırlanmış olur ve yerine görevlendirilen personele teslim etmesi
gerekir. Hazırlanan “Görev Devri Rapor Formu”nun yönetici tarafından işletilmesi
sağlanmalıdır.
İç Hareketlilik
Analiz Tablosu Nasıl Uygulanacak ve Kim Tarafından Takip Edilecek?
İç Hareketlilik Analizi
Tablosundaki birim/iş unvanı bölümü ilgili alt birimin organizasyon şemasında
belirlenen iş unvanına göre Proje Ekibi tarafından doldurulur. Tablodaki
optimal çalışan sayısı, mevcut çalışan sayısı, fark, ihtiyaçlar ve kısıtlar
bölümleri ilgili alt birim tarafından, emekliliğe hak kazanmış çalışan sayısı,
askerlik yapmamış çalışan sayısı birimin personel bölümü tarafından doldurularak,
birimin en üst yöneticisine onaylatılır. Onaylanan form ilgili alt birim
yöneticisine gönderilir. Birimdeki personel ya da unvan değişiklikleri personel
bölümüne bildirilerek tablonun güncel tutulması sağlanmış olacaktır.
İç Kontrol Sistemi
Uyum Eylem Planı Bakanlık Birimlerini Kapsıyor Mu?
Bakanlığımız uyum eylem planı Bakanlık birimlerinin tamamını
kapsayacak şekilde hazırlanmıştır.
Uyum Eylem Planında
Belirtilen Mevcut Durum Birimlerde Aynı Değilse Ne Yapılmalı?
Bunun için eylem planı
açıklamalar kısmına ilgili standart için mevcut durumunuz ve o standart için
hangi faaliyetler, önlemler alınması gerektiği yazılmalıdır.
Uyum Eylem Planının
İzlenmesi Kapsamında SGB Birimlerden Neler Bekliyor?
SGB olarak eylem planının açıklamalar kısmına her bir
standart için;
1- Biriminizde o standart uygulanıyorsa “mevcut durum makul güvence sağlamakta hangi
faaliyet/uygulama ile sağlandığını belirterek”. Örneğin biriminizde Kalite
sistemi var ise ve görev tanımları ile ilgili standardın karşısına Kalite
Sistemi ile Makul Güvence Sağlamakta yazılabilir.
2- Eğer standartlar makul güvence sağlamıyorsa, standartlar
için yapılan çalışmaların neler olduğunu açıklamalar kısmına yazılmalı.
3- İnsan kaynakları planlaması (personel alımı, görevde yükselme vb) ile
ilgili standartlarda bu standartların yerine getirilmesi için 2 birim üzerine
görev düşmekte. Birimler kendi iş analizlerini, görev tanımlarını yaparak
personelin kadro unvanına bakmadan birimdeki iş unvanlarını belirleyip mevcut
durumdaki personelini o iş unvanlarında görevlendirmeli (Görev Envanteri
Tablosu) ve personel ihtiyacı var ise bunları tespit ederek (İç Hareketlilik
Analiz Tablosu) Personel Genel Müdürlüğü
ile irtibata geçmeli yani personel talebinde bulunulmalıdır.
4- Stratejik planlama, performans programları ile idarenin
Misyon, vizyonları ve hedefleri ile
ilgili standartlar değerlendirilirken Bakanlığımız Stratejik Planı ve
Performans Programı dikkate alınarak değerlendirilmelidir. Stratejik plan ve performans
programı uygulamada olduğundan dolayı “mevcut durum makul güvence
sağlamaktadır” denilebilir.
5- Eylem planında Risk Değerlendirme Bileşeninin altındaki
standartlar değerlendirilirken;
Bakanlığımız bütçesi performans programına uyumlu olarak
hazırlanmakta,
Birimler hedeflerini performans programında belirtilen
hedeflere hizmet edecek şekilde belirlemelidir. Yani stratejik plan ve
performans programındaki hedefler dikkate alınmalı ve bu hedefler süreli ve
ölçülebilir hedefler olmalıdır.
6- Bilgi sistemleri ile ilgili olarak, kayıt dosyalama ve
arşiv sistemlerinizi incelenmeli, biriminizde ki iletişim kanallarını, bilgi
sistemlerini analiz etmeniz, Bakanlığımızda kullanılan uygulamaların
(Bilgisayar yazılımı vb.) yöneticilere
bilgiyi zamanında sağlaya bilmek için
(bütçe ve bütçenin harcamaları, performans programının uygulanması)
program kullanıcıların yetkileri buna uygun olarak düzenlenmeli
7- BİS 14 altındaki standartlarla ilgili olarak
raporlamalara Merkez birimlerince yapılmaktadır.
8- Hata, usulsüzlük, yolsuzluklarla ilgili olarak, Hata
Bildirim Formu, Şikayet Formu, Tutanak Formlarının etkin bir şekilde
kullanılması gerekmektedir.
9- İç Kontrol Sisteminin izlenmesi ve geliştirilmesinde, İKS
İzleme Formu Düzenleyici Önleyici Faaliyet Sisteminin işletilmesi, süreç
adımlarının kritik kontrol noktalarının belirlenerek gerekirse bu noktalarda
performans ölçümünün yapılması, mevcut durum tespitinde kullandığımız bazı
formları tekrar ederek durum tespitinde bulunulması varsa iyileştirmeye açık
alanların tespitinin yapılması, İç Denetim Sonuçlarını değerlendirerek Eylem
Planlarının oluşturulması gerekir.
Risk Belirleme
Çalışmaları Yapıldıktan Sonra Ortaya Çıkan Riskler İçin Ne Yapılmalı?
Risklerin iyileştirilmesi için eylem planları oluşturulmalı,
bunlar projelendirilerek gerekli çalışmalar yapılmalı ve risklerin
iyileştirilmesi yapılmalıdır.
Birimlerden Gelen
Eylem Planları Değerlendiriliyor Mu?
Birimlerden gelen eylem planları tek tek değerlendirilerek
varsa düzeltmeler ile ilgili resmi yazı ya da maille ilgili birime dönüş
yapılmaktadır.
Sistem Kurulduktan
Sonra SGB Birimlerden Neler Bekliyor?
Birimlerde kurulan
Sistemin 3 er aylık/6 şar aylık dönemler halinde izlenmesinin yapılabilmesi
için İKS İzleme Formunun doldurularak SGB ye gönderilmesi gerekmektedir.
İKS Kurulum Çalışmalarında Etik Değerlerin Belirlenmesi İçin
Çalışma Yapılıyor. Mevcut Durumda Başbakanlığın
Çıkarmış Olduğu Yönetmeliğin Ek-1 De Ki Etik Değerlerler Yeterli Değil Mi?
Başbakanlığın çıkarmış olduğu etik değerler geneli ifade
etmekte. Bizim öngördüğümüz birim bazında ayrıntılı etik değerlerin
belirlenmesi. Evet Başbakanlığın belirlemiş olduğu etik değerler yeterli olur
ancak standartlarda tüm faaliyetlerde etik değerlerin bilinmesi ve uygulanması
gerekmektedir. Yapılan etik çalışması ile hem birime özgü etik değer hem de
etik değerlerin farkındalığı sağlanmış olmaktadır.
Yetki Devri: Birimlerde Özellikle De Taşra Birimlerinde
Yetki Devrinin Yapılmadığı Bunun İçinde Bu Standartların Karşılığı Boş Bırakılmakta Ne Yapmalıyız?
Mevcut yönetici yetki devri yapmayabilir ancak ileride
gelecek yönetici yetki devri yapabilir. Fakat biz Yetki Devri Sisteminin
kurulmasından bahsediyoruz. Yetki devrinin nasıl yapılacağı, kimlere yetki
devri yapılmakta onun tespit edilmesi, yetki devri formunun biriminize
uyarlanması ve yetki devri yapılacağı zaman bunun kullanılması. Ayrıca
Bakanlığımız Yetki Devri Yönergesi tüm yöneticilerimizi kapsamaktadır.
Yetki devri ile ilgili diğer husus Yetki Devrinin Vekalet
Sistemi ile karıştırılması.
Yetki Devri: Birim amirinin yetkilerinin bazılarını
kendisine en yakın yöneticisine devretmesidir. Bunun için Yetkiyi devredenin
izinli, raporlu ya da görevli olmasına gerek yok. Görevinin başında olması
yetkiyi devredemeyeceği anlamına gelmez.
Vekalet Sistemi: Personelin (yöneticiler dahil) görevlerinin
başında olmadıkları sürelerde yerine başkasının görevlendirilmesidir.
İKS Çalışmalarında
Kadro Unvanı Yerine Neden “İş Unvanı” Tanımlaması Yapılmaktadır?
Standartların değerlendirilmesinde; birimde iş analizlerini,
iş akış şemalarını yaparak, birimin süreçlerinin çıkarılması akabinde
fonksiyonel bazda organizasyon şemalarının
çıkartılması ve organizasyon şemalarında belirtilen fonksiyonların görev
(iş) tanımı yapılarak personelin yeterliliği dikkate alınarak bu iş unvanlarına
görevlendirilmesinin yapılması gerektiği anlaşılmaktadır. Bu kapsamda;
organizasyon şemamız fonksiyonel olarak çizilmeli yani yapıya bakıldığında o birimde
hangi işlerin yapıldığı görülmeli ve bu işlerin tanımı, nasıl yapıldığı, süreç
adımlarının neler olduğu ve bu işlerde çalışacak personelin niteliklerinin ve
yetkilerinin neler olması gerektiğinin belirlenmesi gerekmektedir. Diğer
taraftan sadece kadro unvanına bakılarak görev tanımı yapsaydık örneğin
mühendis kadrosunun görev tanımına her şeyi yazabilirsiniz. Personelden
maksimum düzeyde faydalanmak için çalışma alanlarının belirlenmesi
gerekmektedir.
Temel risk listemizde “Personel Yapısı” ana başlığında yardımcı hizmet birimleri için personel
eksiği çıktı veznedar, mutemet gibi sonuçta başka işlere bakan kişiler bu
işlere de yapıyorlar iki görevleri var Bakanlıktan personel istendi zamanında.
Bu risk başlığı için;
Riskin başlangıç noktası
Riskin bitiş noktası
Mevzuatla ilgili gereklilik
Risk göstergeleri
Çıktılar
Riskin başlangıç
noktası
Riskin bitiş noktası
Mevzuatla ilgili gereklilik
Risk göstergeleri
Çıktılar
Riskin başlangıç noktası
Riskin bitiş noktası
Mevzuatla ilgili gereklilik
Risk göstergeleri
Çıktılar
Hangi Performans
göstergelerini belirleyebiliriz?
Riskin Başlangıç Noktası:
1- Personelin Birimde göreve başlaması,
2- Birimde İç Kontrol Sistemi çalışmalarında; İş Analizleri,
İş Tanımlarının yapılması ve Personel İş Yükü Analizlerine bağlı olarak
Personel Planlaması sonucunda personel ihtiyacının ortaya çıkması
Riskin Bitiş Noktası:
İş tanımlarına uygun personel temininin yapılması.
Mevzuatla İlgili Gereklilik:
1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Bu Kanun kapsamında
çıkarılan ikincil mevzuat
2. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
3. Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı İç Kontrol
Standartlarına Uyum Eylem Planı
4. Biriminiz kuruluş kanunu ya da ilgili mevzuat Bakanlık
Taşra Teşkilatı Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönerge
5. Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Memurların Yer
Değiştirme Suretiyle Atamalarına İlişkin Yönetmelik
6. Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Personeli Görevde
Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği
7. İlk Defa Devlet Kamu Hizmeti ve Görevlerine Devlet Memuru
Olarak Atanacaklar İçin Mecburi Yeterlilik ve Yarışma Sınavları Genel
Yönetmeliği
Risk Göstergeleri:
Personelin bilgi sahibi olduğu konuda çalışmaması
İşlerin zamanında ve istenilen düzeyde yapılmaması
İşlerde aksamalar olması
İş huzurunda sorunlar yaşanması
Çıktılar:
1. İnsan kaynakları
planlaması
2. İhtiyaca göre
belirlenmiş eğitim programları
3. Alanında
uzmanlaşmış personel
4. Birim
personelinin Görev Envanteri Tablosu
5. İş Tanımı ve
Gerekleri Belgeleri
6. Biriminiz
Organizasyon Şemaları
7. Periyodik olarak
uygulanan Çalışan Memnuniyeti Anketleri
8. Bireysel
Performans Değerlendirme sonuçları
9. Artık Risk
Değerlendirme Tablosu
Performans
Göstergeleri:
İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerine uygun istihdam edilen
personel sayısı
Çalışan performans düzeyi
Çalışan motivasyon düzeyi
Faaliyetlerdeki hata oranı
Eğitim sonrası performans artışı
Hangi Formlar Üzerinde Değişiklik ve Düzenleme Yapabiliriz?
Mevzuata bağlı olarak belli bir standartta düzenlenmesi
gereken formlar dışında kalan birinize özgü bütün diğer formlar üzerinde
değişiklik yapabilirsiniz.
Hata Bildirim,
Şikayet ve Tutanak Formu Nasıl İşleyecek?
Hata, usulsüzlük, yolsuzluk ve etik davranış kuralları
ihlalleri “Hata Bildirim Formu” veya “Şikayet Formu” ile ve gerektiğinde
“Tutanak” eklenmiş olarak açık kimlik bilgileri ile hiyerarşiye uygun olarak ilgili makama bildirilir. Asal iş ve
işlemlerle ilgili hata, usulsüzlük ve yolsuzluk halleri ile etik davranış
kuralları ihlallerinin bildiriminde Hata Bildirim Formu, bunların dışında kalan
ve bireysel olarak nitelendirilebilecek mevzuat veya kural dışı durumların
bildiriminde Şikayet Formu kullanılır. Tutanak; hata, usulsüzlük, yolsuzluk,
etik davranış kuralları ihlali ve bireysel mevzuat veya kural dışı durumların
fiili olarak kayıt altına alınabilecek şekilde belirli bir tarih ve saatte
birden fazla kişinin varlığında gerçekleşmesi durumunda, olayı raporlamak için
Hata Bildirim Formu veya Şikayet Formuna ek olarak düzenlenir.
Yöneticiler; bildirilen hata, usulsüzlük, yolsuzluk ve etik
davranış kuralları ihlalleri hakkında gerekli ve yeterli incelemeyi zamanında
yapar. Hata Bildirim Formları ve Şikayet Formları, bildirim günü içinde formun
iletildiği makam tarafından değerlendirilir ve bildirim sahibine aynı gün
içinde değerlendirme sonucu ile ilgili bilgi verilir.
Bildirilen hata, usulsüzlük, yolsuzluk ve etik davranış
kuralları ihlallerinin giderilmesi için düzeltici ve/veya önleyici bir
faaliyet/faaliyetler öngörülüyorsa; bildirimden sonraki 3 işgünü içinde,
gerçekleştirilecek faaliyetleri içeren “İç Kontrol Sistemi Düzeltici/Önleyici Faaliyet
Formu” hata, usulsüzlük, yolsuzluk ve etik davranış kuralları ihlallerini
tespit eden birim tarafından düzenlenir ve Düzeltici/Önleyici Faaliyet
Komisyonuna gönderilmek üzere İç Kontrol Daire Başkanlığına gönderilir.
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Formu ile öngörülen faaliyetlerin başlama süreleri
10 işgününden daha uzun olarak belirlenemez.
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Komisyonu; Birimin En Üst Amiri,
İç Kontrol Sisteminden Sorumlu Birim Amiri ve Birimde çalışan personelden
(tercihen İç Kontrol Proje ekibinde görev alan) oluşur.
Hata, usulsüzlük, yolsuzluk ve etik davranış kuralları
ihlallerini bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmaz,
gerekirse bildirimde bulunan kişi gizli tutulur.
İç Kontrol İzleme
Formu Kim Tarafından ve Ne Sıklıkla Doldurulacak?
İç Kontrol İzleme Formunun Birim amiri tarafından
doldurularak altı ayda bir Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmesi
gerekmektedir.
Ne Zaman İç Denetime
Tabi Tutulacağız?
Bakanlığımızda iç denetim faaliyeti İç Denetim Birim
Başkanlığı tarafından yürütülmekte olup İç Denetim Birimi Başkanlığının
belirlediği takvim doğrultusunda denetimler yapılmaktadır.
İç Kontrol Sistemi
İle İlgili Başka Eğitimler Düzenlenecek Mi?
Birimlerimizden gelen talepler doğrultusunda eğitim
çalışmalarımız düzenli olarak devam etmektedir. Ayrıca 2013 ve sonraki yıllar
içinde devam edilecektir.
İç Kontrol Sistemini
Kurmazsak Sonuçları Ne Olur?
İç Kontrol Sistemi kurulmazsa idareye yasalarla verilmiş bir
görev yerine getirilmemiş olunur. Birimlerin İç Kontrol Sistemini kurmuyorum
diye bir yetkisi bulunmamaktadır. Birimlerimizin İç Kontrol Sistemi ile ilgili
İç Denetim ve Sayıştay Denetimlerinde bunun neden kurulmadığı sorgulanacaktır.
Ayrıca birim yöneticileri tarafından Faaliyet Raporlarında verilen İç Kontrol Güvence
Beyanı olmayan bir sistem hakkında güvence beyanı vermiş olacaktır ki bu da
mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil edecektir.