AÇIKLAMALAR
Mersin Zirai Karantina Müdürlüğünde Samsun, Trabzon, Antalya, İzmir ve Mersin Müdürlüklerinin katılımı ile yapılan çalışmalarının değerlendirilmesi sonucunda Zirai Karantina Müdürlüklerimiz için İç Kontrol Sistemi Kontrol Ortamı Bileşeni kapsamında aşağıdaki örnek çalışmalar yapılmıştır.
1. Fonksiyonel bazda organizasyon şeması
2. Süreç Yönetimi
2.1 Temel Süreçlerin Sınıflandırılması
2.2 Süreç Hiyerarşileri
2.3 Temel Süreç Tanım Formları
3. İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri
4. İş Akış Şemaları
Aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda yapılan örnek çalışmaların her il müdürlüğünde İKS Proje Ekibince uyarlanarak Kontrol Ortamı Bileşeninin oluşturulması ve İç Kontrol Sisteminin diğer bileşenlerinin ise her müdürlük tarafından kendi çalışmalarıyla tamamlamaları gerekmektedir.
1. Süreç hiyerarşileri tablosu hazırlanırken her müdürlük kendi yapısını göz önünde bulundurarak alt süreçlerini, süreç adımlarını hazırlanması,
2. Süreç adımlarından hareketle süreçlerin kritik kontrol noktalarının oluşturulması,
3. Organizasyon şemalarının gözden geçirilmesi ve her müdürlük kendi yapısına göre organizasyon şemalarında sorumlu ve görevli iş unvanlarının şekillendirmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin Organizasyon Şemalarındaki tüm sorumlu ve görevli iş unvanları için hazırlanması,
4. Örnek çalışmada belirtilen iş akışlarının dışında iş akışları var ise onların ilave edilmesi, kontrol, paraf, onay noktalarının belirlenmesi,
5. İş akışları çizilirken akış içerisinde başka bir iş akışı var ise (örneğin iş akışlarında giden evrak adımından önce Müdürü Onayı var ise) o iş akışının adres olarak gösterilmesi,
6. Birimlerde yapılacak çalışmalarda mevzuata uygun unvanlar (Örneğin Müdür, Satınalma ve Harcama işlemlerine ilişkin İş Akışlarında Müdür Yerine Harcama Yetkilisi ) ve birim isimleri kullanılacak
7. Çalışmada yer alamayan iş akışı var ise onlarında ilave edilmesi gerekmekte. (Örneğin Elektrik Faturalının Ödenmesi, Kamu Zararının Tahsili vb.)
8. Müdürlüğün bazı birimleri tarafından hem izin hem de denetim yapılıyor ve bu iki iş aynı sorumlu ve tek bir iş unvanı altında yürütülüyorsa; görevler ayrılığı ilkesi göz önünde bulundurularak Görev Envanteri Tablosunda izin veren personelin açıklamalar kısmına “….izni vermekte”, denetim yapan personelin açıklamalar kısmında da “…… denetimi yapar” ifadelerinin belirtilmesi, gerekmektedir.
9. Zirai Karantina Müdürlüklerinin çalışma alanları ile ilgili mevzuat değişikliği olması durumunda çalışmaların tekrar gözden geçirilerek revize edilmesi gerekmektedir.